Zamislite ovo…

Ulazite u kancelariju. Na jednom kraju – tim koji uživa u čistoj, organizovanoj kancelariji, gde je sve na klik dostupno. Na drugom kraju – gomila papira, zatrpani stolovi, izbezumljeni zaposleni koji kopaju po fiokama u panici.

Dobrodošli u bitku između haosa i organizacije.

Ko će pobediti?

Test: Da li vaša kancelarija pati od sindroma papirnog haosa?

Odgovorite na sledeća pitanja:

1. Možete li pronaći ugovor star 5 godina u roku od 1 minuta?
2. Koliko mesta zauzima vaša arhiva – fioka, cela soba ili cela kancelarija?
3. Da li imate jasno definisan sistem arhiviranja ili "sve je negde u fasciklama"?
4. Da li imate proceduru za uništavanje zastarelih dokumenata ili ih jednostavno gomilate?

Ako ste na većinu pitanja odgovorili sa "NE"… Čestitamo, zvanično ste u zoni HAOSA!

Ali ne brinite – imamo rešenje.

Scenario 1: Arhivski haos d.o.o.

• Marko iz finansija traži fakturu iz 2017. godine. Nakon 45 minuta kopanja po policama, fiokama i mejlovima, pronalazi neki dokument iz 2015 (što mu ne pomaže).
• Jelena iz HR-a pokušava da pronađe ugovor sa bivšim zaposlenim, ali se ispostavlja da je greškom arhiviran u kutiji sa nazivom "Marketing materijali 2019".
• IT tim otkriva da su neki dokumenti već postojali u digitalnom obliku, ali su fajlovi nazvani "konacna_verzija_5_FINAL_final2", pa niko nije siguran koji je pravi.

Rezultat?

• Produktivnost: 0
• Nerviranje: 100%
• Vreme izgubljeno: Više nego što smeju da priznaju.

Scenario 2: Organizovani raj "BezHaosa d.o.o."

• Ivani iz računovodstva treba dokument iz 2018. godine. Ukucava ključne reči u DMS sistem, i za 10 sekundi ga preuzima.
• Dejanu iz pravne službe treba originalni ugovor. Pristupa fizičkoj arhivi, koja je uredno organizovana i označena – ugovor je pronađen za manje od 2 minuta.
• IT tim je digitalizovao sve dokumente sa pretraživanjem putem OCR tehnologije, pa niko više ne traži papirne verzije osim kada su zaista potrebne.

Rezultat?

• Produktivnost: 100%
• Vreme izgubljeno na traženje dokumenata: 0 minuta.
• Kancelarijski prostor: Čist, bez gomila papira!

Šta možete da uradite već danas?

Ako želite da vaša firma izgleda kao "BezHaosa d.o.o.", a ne kao "Arhivski haos d.o.o.", vreme je da:

• Uvedete profesionalno fizičko arhiviranje – sigurni arhivski centri čuvaju dokumente organizovano i dostupno.
• Digitalizujete dokumente i koristite OCR pretragu – više nikada nećete tražiti ugovore satima.
• Uništite nepotrebne dokumente na siguran način – više mesta u kancelariji, manje papira na stolu.

Kontaktirajte Oblak Document Solutions i pretvorite svoj radni prostor u oazu produktivnosti!

Neka organizacija pobedi haos!