Zatražite ponudu

U skoro svakoj firmi dokumentacija postoji - registratori, ugovori, fakture, kadrovska dokumentacija, projekti.
Međutim, mnogo ređe je slučaj da je arhiva sistemski uređena i spremna da se dokumentacija pronađe ili pokaže kada je potrebno.

Arhiva nije samo mesto gde se dokumenta čuvaju.
Ona predstavlja evidenciju poslovanja i zakonsku obavezu koju svaka firma mora da vodi u skladu sa propisima.

U praksi to znači da dokumentacija mora biti:

• jasno klasifikovana
• evidentirana
• dostupna kada je potrebna
• čuvana u skladu sa propisanim rokovima.

U nastavku objašnjavamo šta sve podrazumeva uređena arhiva i kako izgleda profesionalno arhiviranje dokumentacije.

Šta znači da je arhiva spremna?

Mnoge firme čuvaju dokumentaciju u registratorima ili kutijama u kancelarijama ili skladištu.
To je često dovoljno dok vam dokumenti nisu potrebni.

Problem nastaje kada morate brzo da pronađete, proverite ili dostavite dokumentaciju.  

Uređena arhiva podrazumeva da je:

• jasno definisano koja dokumenta se čuvaju

• određeno koliko dugo se čuvaju

• evidentirano gde se dokumenti nalaze

• moguće brzo pronaći traženi dokument

Šta sve čini kompletnu arhivsku evidenciju?

Uređena arhiva ne sastoji se samo od registratora i kutija.
Pored fizičkog arhiviranja postoji nekoliko ključnih elemenata koji čine ovaj sistem kompletan.

Arhivska knjiga

Arhivska knjiga predstavlja centralnu evidenciju dokumentacije koja se čuva u arhivi.

U njoj se vodi pregled:

• vrste dokumentacije

• perioda nastanka

• lokacije gde se dokumenta čuvaju

• rokova čuvanja.

Arhivska knjiga omogućava da se u svakom trenutku zna koja dokumentacija postoji i gde se nalazi.

Lista kategorija dokumentacije

Lista kategorija definiše vrste dokumenata koje firma poseduje i rokove njihovog čuvanja.

Na primer:

• finansijska dokumentacija

• kadrovska dokumentacija

• ugovori

• projektna dokumentacija

• poslovna korespondencija.

Za svaku kategoriju određuje se rok čuvanja u skladu sa važećim propisima i poslovnim potrebama.

Ovaj dokument predstavlja osnovu za pravilno upravljanje dokumentacijom.

Normativni akti

Normativni akti su interni dokumenti kojima firma definiše:

• način arhiviranja

• odgovorne osobe

• postupak čuvanja i izdvajanja dokumentacije

• način uništavanja dokumentacije kojoj je istekao rok čuvanja.

Bez ovih akata, arhiviranje se često svodi na improvizaciju.

Kako izgleda eksterno arhiviranje dokumentacije?

Mnoge firme nemaju dovoljno prostora ili resursa da samostalno organizuju arhivu.

Zbog toga se sve češće odlučuju za eksterno arhiviranje dokumentacije.

Ova usluga obuhvata:

• preuzimanje i organizaciju dokumentacije

• klasifikaciju i evidentiranje

• bezbedno skladištenje u arhivskim prostorima

• mogućnost brzog pronalaženja i dostave dokumenata

• upravljanje rokovima čuvanja dokumentacije.

Na taj način firma oslobađa prostor u kancelarijama i dobija sigurnost da je arhiva pravilno uređena.

Prednosti profesionalnog arhiviranja

Profesionalno arhiviranje dokumentacije donosi nekoliko važnih prednosti:

Bolja organizacija dokumentacije
Dokumenti su sistematizovani i lako dostupni.

Ušteda prostora
Kancelarije i radni prostor više nisu opterećeni velikim brojem registratora.

Efikasnije upravljanje dokumentima
Traženje dokumenata traje znatno kraće.

Sigurno čuvanje dokumentacije
Dokumenti se čuvaju u kontrolisanim i bezbednim uslovima.

Trenutna akcija: administrativni deo bez dodatne naplate

Za firme koje se odluče za uslugu arhiviranja dokumentacije kod nas,
administrativni deo trenutno uključujemo u apket usluga bez dodatne naplate.

To podrazumeva:

• izradu arhivske knjige

• izradu liste kategorija dokumentacije

• izradu normativnih akata.

Na ovaj način firma dobija kompletnu osnovu za uređenu arhivu, bez dodatnog administrativnog opterećenja.

Da li želite da proverite stanje vaše arhive?

Ako niste sigurni da li je arhiva vaše firme pravilno organizovana, naš tim može pomoći u proceni stanja dokumentacije i predložiti odgovarajuće rešenje.

Kontaktirajte nas za više informacija o usluzi arhiviranja dokumentacije i saznajte kako može izgledati uredna i funkcionalna arhiva.

Zatražite ponudu