"To mora biti negde ovde…"

Bilo je to sasvim obično jutro u firmi, sve dok se nije desilo – ono. Marina, HR menadžerka sa godinama iskustva i (do tada) besprekornim sistemom organizacije, imala je jednostavan zadatak: pronaći ugovor iz 2018. godine koji je bio ključan za reviziju jednog važnog kadrovskog procesa.

 "Ništa lakše," pomislila je, dok je s punim samopouzdanjem krenula ka arhivskim policama u kancelariji. Pet minuta kasnije, osmeh joj se blago smanjio.

 "Sigurno je u onoj staroj fascikli," rekla je sebi, listajući slojeve prašnjavih papira. Pola sata kasnije – papiri su bili svuda po stolu, po podu, čak i na stolici. Ugovora nije bilo.

 A onda je stigao mejl.  "Hitno nam treba taj ugovor do podneva. Hvala!"

 "Pa dobro, ne može da bude tako teško naći jedan ugovor… Zar ne?"

 Tako je započela Marinina avantura u lavirintu papira.

 Prvi izazov: Nepostojanje sistema (ali postoji nada!)

Kao i u mnogim firmama, arhiviranje se do sada svodilo na "stavi tu negde" metodu. Kada su im trebali dokumenti, svi su računali na jednu stvar – sećanje zaposlenih gde su ih ostavili.

 Nažalost, taj sistem ima ozbiljnih mana. Evo primera iz Marinine firme:

 "Zar nije u plavoj fascikli?" (Nije.)

 "Možda je kod finansija?" (Nije.)

 "Jesi probala u onoj staroj kartonskoj kutiji?" (Jeste. Našla je neki ugovor, ali iz 2012.)

 "Pogledaj u folderu na desktopu, možda je skeniran?" (Nije. A folder se zove "Novi dokumenti 2019"… Što nema nikakvog smisla.)

Dok je panično pretraživala kancelariju, Marina je uvidela surovu istinu: njihova arhiva je bila u totalnom haosu.

Drugi izazov: Neko je "dobro sakrio" dokumente

Posle sat i po vremena traženja, setila se da možda postoji rezervna kopija u elektronskom obliku.

Otvorila je server firme.

Rezultati pretrage: 13 različitih foldera sa nazivom "UGOVORI".

U svakom – haotično pomešani skenovi, word dokumenti, PDF-ovi sa imenima tipa "finalna_verzija_2", "ugovor_OLD", "ugovor_novi_konacna_verzija". 

U trenutku kada je pomislila da je sve izgubljeno, njen kolega iz IT sektora prošao je pored nje i rekao:

"Eee, taj ugovor? Pa to ti je bilo kod nas u kutiji u hodniku…"

 KUTIJA U HODNIKU!?

Marina je protrčala ka pomenutom mestu i našla kartonsku kutiju bez ikakvih oznaka, punu dokumenata iz ko zna koje godine.

U njoj je – na dnu, zgužvan i prekriven starim ugovorima – konačno pronašla traženi papir.

Ukupno vreme potrage: 2 sata i 47 minuta.

Živci: Potpuno izgubljeni.

Rešenje: "Dosta je bilo, prelazimo na profesionalno arhiviranje!" 

Dok je predavala ugovor (s ponosom, ali i vidnim umorom), Marina je shvatila da više ne želi da gubi sate života u traženju dokumenata.

Sistematizacija i digitalizacija bili su rešenje.

I šta je uradila?

• Kontaktirala profesionalnu arhivsku službu.
• Uvela pravilan sistem skladištenja dokumenata – fizičkih i digitalnih.
• Digitalizovala stare ugovore kroz OCR prepoznavanje teksta, čime su postali pretraživi u sekundi.
• Osigurala sigurno čuvanje dokumenata sa jasnim kategoričnim oznakama.

 Zaključak?

Nakon implementacije profesionalnog arhivskog sistema, Marina više nikada nije tražila dokument duže od 30 sekundi. (I njen nivo stresa značajno se smanjio! )

Da li i vi gubite sate u potrazi za dokumentima?

Ako vam je ova priča poznata, vreme je da prestanete da kopate po starim kutijama i uložite u pravilno arhiviranje i digitalizaciju.

Oblak Document Solutions nudi:

Sigurno skladištenje dokumenata u organizovanim arhivskim centrima.

• Digitalizaciju sa pretragom putem ključnih reči (OCR skeniranje).
• DMS sistem za brzo pretraživanje dokumenata.
• Uništavanje zastarelih dokumenata na siguran način.

Kontaktirajte nas već danas i osigurajte da se nikada više ne izgubite u lavirintu papira!