Papirna dokumentacija je dugo bila najveći izazov u poslovanju računovodstvenih i konsultantskih firmi. Veliki broj fascikli zauzima dragocen prostor, otežava pretragu i povećava rizik od gubitka ili neovlašćenog pristupa. Upravo sa tim problemom suočila se i kompanija ABC Services doo, koja od 2016. pruža knjigovodstvene, pravne i konsultantske usluge.

Izazovi sa kojima su se susreli

• Ogromna količina papirne arhive usporavala je rad i zauzimala prostor.

• Pretraga dokumenata trajala je dugo i remetila produktivnost.

• Papir je bio podložan gubitku, oštećenju i neovlašćenom korišćenju.

Rešenje – Oblak Document Solutions

Kako bi prevazišli ove prepreke, ABC Services se obratio timu ODS – Oblak Document Solutions.
Rešenje je uključivalo:

• Sistematsko sređivanje i bezbedan smeštaj arhive sa jasno definisanom strukturom dokumenata.

• Digitalizaciju 200.000 dokumenata (69 GB) u roku od tri nedelje, uz primenu OCR tehnologije za brzu i preciznu pretragu.

• Postepeno sprovođenje procesa bez zastoja u poslovanju -  zaposleni su nesmetano nastavili svoj svakodnevni rad.

Rezultati

• 50% više oslobođenog kancelarijskog prostora.

• 40% brža pretraga dokumenata.

• 35% smanjen rizik od gubitka i oštećenja podataka.

Iz ugla klijenta

„Kao i mnoge kompanije, suočili smo se sa zaostatkom i haosom u papirnoj dokumentaciji. Uz podršku ODS-a, rešili smo ključne izazove – oslobodili prostor, eliminisali haos i dobili efikasan, moderan sistem upravljanja podacima.“
— Tanja Teodorović, ABC Services

Digitalizacija nije samo tehnički proces – ona menja način poslovanja. Zahvaljujući ODS-u, ABC Services sada ima arhivu koja je pouzdana, pregledna i uvek dostupna, što doprinosi efikasnosti i sigurnosti poslovanja.