Zakonski propisi za arhiviranje poslovne dokumentacije u Srbiji mogu delovati složeno, posebno jer variraju u zavisnosti od industrije i vrste dokumentacije. Međutim, nepoštovanje ovih propisa može dovesti do ozbiljnih posledica, uključujući visoke novčane kazne, pravne probleme i gubitak poslovne dokumentacije od suštinskog značaja.

U ovom blogu ćemo detaljno objasniti koji su ključni zakonski zahtevi, sa kojim problemima se kompanije suočavaju i kako Oblak Document Solutions pomaže firmama da budu potpuno usklađene sa regulativama.

Zakonski okvir za arhiviranje dokumentacije u Srbiji

Prema Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, sve firme, institucije i organizacije u Srbiji imaju obavezu da pravilno čuvaju i arhiviraju dokumentaciju.

Ko je obavezan da se pridržava zakonskih standarda arhiviranja?

Prema Zakonu, obaveze se odnose na:​

• Državne organe i organizacije​
• Organe teritorijalne autonomije i jedinice lokalne samouprave​
• Ustanove​
• Javna preduzeća​
• Privredna društva​
• Preduzetnike​
• Lica koja obavljaju registrovanu delatnost​

Ova lica su dužna da pravilno upravljaju svojom dokumentacijom, bez obzira na veličinu ili delatnost.

Ključne obaveze prema Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti 

Da biste osigurali usklađenost sa zakonskim standardima, potrebno je preduzeti sledeće korake:​

1. Usvajanje opšteg akta o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja dokumentacije - Svaki subjekt je dužan da donese interni akt koji definiše postupke i pravila za rukovanje dokumentima.
2. Određivanje odgovornog lica za zaštitu i upravljanje dokumentacijom - Potrebno je imenovati stručno lice zaduženo za zaštitu i pravilno postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom. U manjim organizacijama, ovu ulogu može preuzeti i direktor.
3.  Obezbeđivanje odgovarajućeg prostora i opreme za čuvanje dokumentacije - Dokumentacija mora biti smeštena u prostoru koji obezbeđuje njenu zaštitu od oštećenja, neovlašćenog pristupa i drugih rizika.
4.  Vođenje evidencije o dokumentarnom materijalu - Neophodno je evidentirati, označavati, klasifikovati, datirati i arhivirati svu dokumentaciju na propisan način.
5.  Izrada liste kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja - Ova lista definiše vrste dokumentacije i periode njihovog čuvanja, što je obavezno prema Zakonu.
6.  Redovno dostavljanje prepisa arhivske knjige nadležnom arhivu - Subjekti su dužni da nadležnom arhivu dostavljaju prepis arhivske knjige, obično jednom godišnje.
7.  Predaja arhivske građe nadležnom arhivu - Sređena i popisana arhivska građa predaje se na čuvanje nadležnom javnom arhivu po isteku 30 godina od njenog nastanka.

Problemi sa kojima se firme suočavaju u arhiviranju dokumentacije

Iako zakon jasno definiše obaveze, mnoge firme se suočavaju sa izazovima u njihovoj primeni. Neki od najčešćih problema su:

• Nepostojanje jasne interne politike arhiviranja – Mnoge firme ne znaju da su dužne da donesu pravilnik i vode arhivsku knjigu.
• Neorganizovana dokumentacija – Firme često gomilaju papirne dokumente bez adekvatne organizacije, što otežava pretragu i povećava rizik od gubitka važnih podataka.
• Neadekvatni uslovi skladištenja – Dokumentacija se često drži u neuslovnim prostorijama, podložnim oštećenju usled vlage, požara ili neadekvatne zaštite.
• Nepravilno upravljanje rokovima čuvanja – Mnoge firme ne znaju kada treba uništiti dokumentaciju, što može dovesti do nepotrebnog zauzimanja prostora ili, još gore, nelegalnog čuvanja podataka.
• Nedostatak digitalnih rešenja – Pretraga fizičkih dokumenata može trajati satima ili danima, dok digitalizovana arhiva omogućava trenutni pristup potrebnim informacijama.
• Nepropisno uništavanje poverljivih dokumenata – Poverljivi podaci često završavaju u nepropisno odloženim dokumentima, što može dovesti do curenja informacija i narušavanja bezbednosti. 

Kako se uskladiti sa zakonskim propisima?

Da biste osigurali da vaša kompanija u potpunosti poštuje zakonske obaveze arhiviranja, sledite ove praktične savete:

• Donesite interni pravilnik o arhiviranju – Definišite tačne procedure za čuvanje, evidentiranje i uništavanje dokumenata.
• Napravite listu kategorija dokumenata i rokova čuvanja – Tako ćete znati koje dokumente treba čuvati 5, 10 ili više godina, a koje možete ranije uništiti.
• Angažujte stručnjake za arhiviranje – Profesionalne usluge arhiviranja obezbeđuju zakonsku usklađenost i sigurnost podataka.
• Digitalizujte dokumentaciju – Pomoću OCR prepoznavanja i digitalnih arhiva, lako ćete pretraživati i pristupati dokumentima.
• Obezbedite adekvatne uslove skladištenja – Arhivska dokumentacija mora biti zaštićena od vlage, prašine, požara i neovlašćenog pristupa.
• Redovno dostavljajte arhivske izveštaje državnim organima – Neispunjavanje ove obaveze može rezultirati novčanim kaznama.
• Sigurno uništavajte dokumente – Uništavanje poverljivih podataka mora biti u skladu sa propisima i standardima (npr. ISO 14001).

Kako Oblak Document Solutions pomaže klijentima u arhiviranju?

Naš tim pruža sveobuhvatne usluge arhiviranja koje garantuju potpunu usklađenost sa zakonskim propisima:

• DocuManage – Izrada pravilnika o arhiviranju, arhivske knjige i liste rokova čuvanja.
• SecureStore – Sigurno fizičko skladištenje dokumentacije u uslovima koji zadovoljavaju zakonske standarde.
• DigiArch – Digitalizacija i organizacija dokumenata za brži pristup i veću efikasnost.
• SafeShred – Sigurno uništavanje dokumenata i digitalnih medija, uz izdavanje sertifikata o uništenju.

 Pravilno arhiviranje dokumenata nije samo zakonska obaveza – to je ključni deo odgovornog poslovanja koji štiti kompaniju od potencijalnih kazni, gubitka podataka i pravnih problema.

 Ako vaša firma želi da osigura potpunu zakonsku usklađenost i unapredi sistem arhiviranja, kontaktirajte nas. Naš tim stručnjaka će vam pomoći da pravilno organizujete, digitalizujete i zaštitite svoju dokumentaciju.

Ne čekajte da problem nastane – prilagodite arhiviranje zakonskim standardima već danas!