Digitalizacija napreduje, ali papir ostaje stvarnost

Iako se globalno sve više firmi okreće potpunoj digitalizaciji poslovanja, realnost u Srbiji pokazuje drugačiju sliku. Naše zakonodavstvo i poslovna praksa i dalje zahtevaju fizičko čuvanje određenih dokumenata, dok se mnoge kompanije, naročito iz finansijskog, pravnog i javnog sektora, i dalje oslanjaju na papirnu dokumentaciju.

 Bilo da je reč o računima, ugovorima, fakturama, finansijskim izveštajima ili personalnim dosijeima zaposlenih, brojne institucije i kompanije još uvek nemaju mogućnost (ili pravni osnov) da pređu na isključivo digitalni način arhiviranja. Upravo zato, fizičko skladištenje dokumentacije ostaje ključno, a njegova pravilna organizacija može doneti brojne prednosti.

 Pravni i regulatorni aspekti – šta zakon kaže?

Zakonska regulativa u Srbiji propisuje da određene vrste dokumentacije moraju biti sačuvane u fizičkom obliku u periodima koji variraju od nekoliko godina do trajne arhive. Na primer:

• Poreska dokumentacija (računi, izveštaji, obračuni) – mora se čuvati najmanje 10 godina prema Zakonu o računovodstvu.
• Lična dokumentacija zaposlenih – ugovori o radu i određeni akti moraju biti sačuvani čak i nakon prestanka radnog odnosa.
• Medicinska dokumentacija – određeni zdravstveni podaci i istorije pacijenata čuvaju se trajno.
• Pravna dokumentacija – ugovori i sporazumi često zahtevaju fizičko čuvanje kao dokaznu dokumentaciju u slučaju pravnih sporova.

Zbog ovih zahteva, kompanije koje žele da unaprede način skladištenja i zaštite fizičkih dokumenata često se okreću profesionalnim arhivskim servisima koji nude sigurno čuvanje u uslovima koji zadovoljavaju zakonske standarde.

 Kombinacija digitalnog i fizičkog arhiviranja – najbolje od oba sveta

Iako je digitalizacija donela mnoge prednosti, potpuna eliminacija papirne dokumentacije nije ni praktična ni moguća u mnogim situacijama. Umesto toga, idealno rešenje je kombinacija digitalnog i fizičkog arhiviranja – tzv. hibridni pristup.

Prednosti fizičkog skladištenja u kontrolisanim uslovima

• Zaštita od gubitka i uništenja – Pravilno arhivirani dokumenti čuvaju se u prostorijama sa kontrolisanom klimom, zaštićeni od požara, poplava i neovlašćenog pristupa.
• Pravna validnost – U mnogim slučajevima, fizički originali su i dalje potrebni za pravne i finansijske procese.
• Laka dostupnost i organizacija – Uz profesionalne arhivske usluge, dokumenti su indeksirani i lako dostupni po potrebi, bez nagomilavanja u kancelarijama.

Prednosti digitalizacije i digitalnog pristupa

• Brza pretraga i efikasnost – Digitalizovani dokumenti mogu se lako pretraživati po ključnim rečima i indeksima.
• Smanjenje operativnih troškova – Manja potreba za fizičkim prostorom u kancelarijama.
• Bolja kontrola pristupa – Digitalni dokumenti mogu biti enkriptovani i dostupni samo ovlašćenim korisnicima.

Kombinovanjem ova dva sistema kroz usluge kao što su SecureStore (fizičko skladištenje) i DigiArch (digitalizacija), kompanije mogu postići optimalno rešenje za upravljanje dokumentacijom.

Kako profesionalne arhivske usluge mogu pomoći?

Upravljanje dokumentacijom nije samo pitanje čuvanja, već i optimizacije poslovnih procesa. Korišćenjem specijalizovanih usluga arhiviranja, kompanije mogu da:

• Smanje operativne troškove – umesto da zaposleni gube vreme tražeći dokumenta, sve je sistematizovano i lako dostupno.
• Povećaju sigurnost podataka – fizička arhiva u kontrolisanim uslovima smanjuje rizik od krađe, oštećenja i neovlašćenog pristupa.
• Budu u potpunosti usklađeni sa zakonima – stručnjaci za arhiviranje obezbeđuju da se dokumentacija čuva u skladu sa zakonskim rokovima i propisima.

Upravo zato, usluge poput SecureStore, DigiArch, SafeShred i DocuManage omogućavaju firmama u Srbiji da na najefikasniji način kombinuju digitalnu i fizičku arhivu, čime štede vreme, novac i osiguravaju zakonsku usklađenost.

Balans je ključ uspeha

Iako je digitalizacija donela mnoge promene u načinu poslovanja, fizičko skladištenje dokumentacije i dalje ima nezamenjivu ulogu. Ključ uspešnog upravljanja dokumentacijom je kombinovanje najboljih karakteristika oba sistema – fizičke sigurnosti i digitalne efikasnosti.

Ako vaša firma još uvek nije pronašla optimalno rešenje za arhiviranje, sada je pravi trenutak da razmotrite profesionalne usluge koje mogu unaprediti vašu organizaciju i osigurati dugoročnu zaštitu vaših podataka.

Kontaktirajte nas i saznajte kako možemo optimizovati vaše poslovne procese kroz sigurno skladištenje i digitalizaciju dokumenata!