Poslovna dokumentacija zauzima ogroman prostor u Vašim kancelarijama, najčešće ne postoji kontrolisan pristup dokumentima Vaše firme, mnogo vremena se gubi na traganje za dokumentima koji su Vam potrebni. Ukoliko imate ovakvu ili sličnu situaciju u Vašoj kompaniji onda je pravo vreme da prepustite drugome da brine i upravlja Vašim dokumentima.
Usluga skladištenja dokumenata oslobađa vaš kancelarijski prostor, olakšava usklađenost sa Zakonom (ZAKON O ARHIVSKOJ GRAĐI I ARHIVSKOJ DELATNOSTI ("Sl. glasnik RS", br. 6/2020)).
Mnoge Kompanije se bore da pronađu prostor za skladištenje svojih dokumenata. U Beogradu i okolini, sve veće komercijalne i kancelarijske rente dovode do većih troškova. Zbog toga je toliko mnogo naših klijenata izabralo ODS-ovu uslugu skladištenja dokumenata.
Zaštita podataka i bezbedno čuvanje važniji su nego ikad.
Back up trake se se decenijama koriste za očuvanje i zaštitu podataka, a danas je traka više nego ikad najbolji i najbezbedniji izbor za dugoročno skladištenje.
Naša usluga poverljivog uništavanja dokumenata je fleksibilna, isplativa i u skladu sa ISO 14001 Standardom.
Bez obzira da li je u pitanju dokumentacija kojoj su istekli zakonski rokovi čuvanja ili ona koju proizvodite u svakodnevnom radu svaka odgovorna Kompanija treba bezbedno i sigurno da reši uništenje poverljivih dokumenata.
Morate imati na umu da većina dokumentacije koja se proizvodi u svakodnevnom radu ima zakonske rokove čuvanja i može se uništiti tek nakon dobijene saglasnosti nadležnog Arhiva.
Mnoge Kompanije poseduju razne osetljive informacije. Ove informacije se često čuvaju na hard diskovima, sigurnosnim trakama i drugim oblicima elektronskih i magnetnih medija.
Kako bismo svoje poslovanje i lične podatke naših klijenata i zaposlenih zaštitili bitno je da bezbedno i sigurno uništimo elektronske i magnetne medije koji sadrže osetljive informacije.
ODS svojim klijentima pruža bezbedan i siguran način uništavanja hard diskova, back up traka i drugih elektronskih i magnetnih medija za skladištenje koji sadrže osetljive ili poverljive informacije.
Arhivska knjiga sе vodi prеma Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj dеlatnosti (“Sl. glasnik RS”, br. 6/2020) na propisanom obrascu na osnovu člana 9 tačka 6. (Obrazac broj 21).Arhivsku knjigu su obavezni da vode stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala, osim fzičkih lica, dakle obavezni su da je vode: državni organi i organizacije, organi teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanove, javna preduzeća, imaloca javnih ovlašćenja, privredna društava i druga pravna lica. Arhivska knjiga predstavlja inventar dokumentacije. U arhivsku knjigu se ne upisuje sâm sadržaj dokumenata niti njihovi naslovi nego se grupno popisuje količina dokumenata nastala u kalendarskoj godini, grupisana po kategorijama.
Princip upisa dokumеntacijе u obrazac arhivskе knjigе jе hronološki, što znači da sе jеdinicе čuvanja (rеgistratori, fasciklе i kutijе u kojima jе smеštеna arhivska građa i dokumеntarni matеrijal) upisuju prеma/po godinama nastanka. Ona obuhvata popis dokumеntacijе od godinе nastanka stvaraoca i imaoca zaključno sa poslеdnjom završеnom kalеndarskom godinom i obuhvata cеlokupnu dokumеntaciju.
Odabiranje arhivske građe i uništavanje bezvrednog dokumentarnog materijala vrši se na osnovu Liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja (Sl. Glasnik RS 6/2020) čl.14 tačka 2. Lista kategorija predstavlja poseban akt kojim se određuju vrste arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, koja se šalje nadležnom lokalnom arhivu na odobrenje.
Listom kategorija sadrži kategorije dokumentacije iz osnovne delatnosti privrednog društva, kao i računovodstvenu i pravnu dokumentaciju. Lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala je sastavni deo Opšteg akta o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala i može se primenjivati pošto na nju da saglasnost nadležni Arhiv.
Oblak Document Solutions Vam pruža pomoć pri izradi opšteg akta o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala – Pravilnik o kancelarijskom poslovanju
Oblak Document Solutions Vam pruža pomoć pri izradi opšteg akta o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata – Pravilnik o elektronskim dokumentima.
Skeniranje i digitalizaciju poslovne dokumentacije vršimo u našem modernno opremljenom skening centru kapaciteta 3 miliona strana na mesečnom nivou.
Softverska rešenja nam omogućavaju indeksiranje skeniranih dokumenata po najrazličitijim zahtevima klijenata. OCR proces vrši prepoznavanje i konverziju grafičkih formata skenirane dokumentacije u prepoznatljive reči, brojeve ili tekst, kasnije dostupan za pretraživanje.
Oblak Document Solutions po najpovoljnijim cenama pruža uslugu skeniranja dokumenata i slika svih tipova, uključujući: poslovnu dokumentaciju, ugovore, HR fajlove, tehničke crteže, tehničku dokumentaciju, arhive, skice, crteže, slike i slična umetnička dela.
Savremena tehnologija omogućava nam da svaki dokument, tekst, tehnički crtež, pa čak i umetničko delo prevedemo u digitalni format bez gubitka kvaliteta, pa čak i da dobijemo digitalnu sliku na kojoj se detalji bolje vide nego na originalnom dokumentu. Napredni skeneri koje koristimo u našoj komapniji ne razlikuju se po kvalitetu digitalnih snimaka od skenera koji se koriste za digitalizaciju dokumenata u bibliotekama i muzejima, tako da možete biti sigurni da ćete dobiti fajl visokog kvaliteta, u bilo kom formatu.
Skrenirajte pre nego što izgubite!
Na radnim mestima i dalje se čuva izuzetna količina štampane evidencije, koja najverovatnije neće biti potrebna, ali je njeno čuvanje obavezno. Za veliku većinu dokumentacije nije obavezno čuvanje u čvrstom formatu, što znači da vas ništa na sprečava da digitalizujete dokumentaciju i zamenite glomazne, prašnjave ormare u kancelarijama nečime što vam je zaista potrebno.
Velika prednost digitalnog čuvanja dokumenata je daleko lakše pretraživanje. Prilikom skeniranja svakom dokumentu dodeljuju se naziv, osnovni podaci i eventualno tagovi, što otvara izuzetne mogućnosti za pretraživanje digitalne baze.
Vaši dokumenti su 100% bezbedni kod nas, sve što se skenira šalje se isključivo naručiocu i potom briše.
Unošenje i indeksiranje dokumentacije iziskuje mnogo vremena i novca s toga prepustite nama da brinemo o Vašoj dokumentaciji a Vi budite posvećeni poslu kojim se bavite čime stičete kompetitivnu prednost na tržištu. Posvetite se svom biznisu i uštedite dragoceno vreme zaposlenima pametnim upravljanjem Vašim prostorom i vremenom.